Procedura de Gestionare a Reclamațiilor pentru service-ul auto
KMG LINE AUTO CENTER SRL
1. Scopul și Domeniul de Aplicare
Această procedură are ca scop asigurarea unei gestionări eficiente și transparente a reclamațiilor primite de la clienți.
Se aplică tuturor reclamațiilor primite de la clienți privind serviciile oferite de KMG LINE AUTO CENTER SRL.
2. Primirea Reclamațiilor
Clienții pot depune reclamații în scris sau verbal.
Personalul de la recepție va înregistra fiecare reclamație într-un registru dedicat.
3. Validarea și Investigarea Reclamațiilor
Departamentul responsabil va valida fiecare reclamație și va deschide un dosar de investigație.
Se vor colecta informații relevante privind natura reclamației și circumstanțele în care a apărut.
4. Soluționarea Reclamațiilor
Departamentul responsabil va lua măsuri pentru soluționarea fiecărei reclamații într-un termen rezonabil.
Se vor comunica măsurile luate către client.
5. Monitorizarea și Îmbunătățirea Continuă
Se va monitoriza eficacitatea măsurilor luate și se vor identifica oportunități de îmbunătățire.
Procedura va fi revizuită periodic pentru a asigura conformitatea cu reglementările și pentru a reflecta cele mai bune practici.
6. Comunicarea cu Clienții
Clienții vor fi informați cu privire la stadiul soluționării reclamației.
Se va asigura transparență și răspunsuri prompte.
7. Arhivare și Urmărire
Toate documentele relevante privind reclamațiile vor fi arhivate într-un dosar dedicat.
Se va monitoriza trendul reclamațiilor și se vor lua măsuri preventive.
8. Responsabilități
Managerul general și departamentul responsabil cu gestionarea reclamațiilor sunt responsabili de implementarea și respectarea acestei proceduri.
Această procedură va asigura că toate reclamațiile sunt tratate cu profesionalism și că se iau măsuri adecvate pentru îmbunătățirea serviciilor oferite de KMG LINE AUTO CENTER SRL.
